Efficiënt vergaderen, 5 tips die werken!

Nederland kan gezien worden als vergaderland. De gemiddelde Nederlandse werknemer vergadert namelijk 6,5 uur per week. Dit komt neer op 300 uur vergaderen per jaar. Maar hoe zorg je ervoor dat deze uren zo effectief mogelijk worden ingezet? Kortom, hoe zorg je ervoor dat je niet indut tijdens de (urenlange) vergadering? Wij hebben hier 5 praktische tips voor je:

Tip 1: Voorbereiding is alles

Zorg dat de vergadering een duidelijk doel heeft. Het klinkt misschien gek, maar veel vergaderingen kunnen eigenlijk wel overgeslagen worden. Vergader dus alleen als het zin heeft. En hoe minder mensen bij de vergadering aanwezig zijn, des te efficiënter zal de meeting verlopen. Zorg er dus voor dat er alleen mensen deel zullen nemen die daadwerkelijk een bijdrage kunnen leveren.

Tip 2: Zorg voor een voorzitter

Zorg voor een (neutrale) voorzitter! Hiermee staat of valt de effectiviteit van een vergadering. De voorzitter dient er voor te zorgen dat de boel scherp blijft, dat er besluiten voortvloeien uit elke agendapunt en dat er ook daadwerkelijk een besluit is genomen over het plan.

Tip 3: Plan de vergadering handig

De dag en het tijdstip van de vergadering heeft invloed op de uitkomst ervan. Zo zijn mensen fitter aan het begin van de week of van de dag, maar daarentegen zijn mensen aan het einde van de week of dag weer meer geneigd om snelle beslissingen te nemen. Houd hier dus rekening mee!

Tip 4: Planning is heilig

Zorg voor een heldere begin- en eindtijd voor de vergadering en zorg dat iedereen hiervan op de hoogte is. Wacht niet op laatkomers en ga niet langer door dan gepland.

Tip 5: Geen afleiding / staand vergaderen

Om zo effectief mogelijk te vergaderen is er de volle 100% concentratie nodig. Zorg er dus voor dat er zo min mogelijk afleiding aanwezig is. De laptops en mobiele telefoons aan de kant leggen. Wat ook helpt is om staand te vergaderen. Omdat dit niet geheel comfortabel is zullen mensen geneigd zijn om zaken sneller af te ronden.

Vergaderen bij Brasserie Zuiderzoet

Op zoek naar een inspirerende vergaderlocatie waar u deze tips kunt toepassen? Kom dan bij ons vergaderen! Brasserie Zuiderzoet heeft diverse vergaderruimtes en is gelegen aan het water in het midden van het land. Neem voor meer informatie of vragen vrijblijvend contact met ons op.